Arkivi Shtetëror i Sistemit Gjyqësor është arkivi qendror shtetëror më i ri në Republikën e Shqipërisë, i krijuar nga Këshilli të Ministrave me Vendimin Nr. 903, datë 17.12.2014, në mbështetje të Ligjit Nr. 9154, datë 6.11.2003, “Për arkivat”, i ndryshuar, Neni 20, pika 4: “Arkivi Shtetëror i Sistemit të Drejtësisë (gjykatat e prokuroritë) krijohet dhe funksionon pranë Ministrisë së Drejtësisë”, dhe në Ligjin nr. 8678, datë 14.05.2001, Për Organizimin dhe Funksionimin e Ministrisë së Drejtësisë, i ndryshuar, Neni 18/4: “Arkivi Shtetëror i Sistemit Gjyqësor organizohet dhe funksionon pranë Ministrisë së Drejtësisë. Mënyra e organizimit dhe funksionimit rregullohen me vendim të Këshillit të Ministrave”. [Arkivi Qendror Shtetëror i Filmit në vitin 1963; Arkivi i Ministrisë së Brendshme, Arkivi i Forcave të Armatosura dhe Arkivi i Ministrisë për Evropën dhe Punët e Jashtme janë themeluar në vitin 1964; & Arkivi Qendror Teknik i Ndërtimit në vitin 1993.]
Arkivi Shtetëror i Sistemit Gjyqësor është një institucion autentik unik në Republikën e Shqipërisë. Ai është konceptuar si arkiv sistemi që funksionon njëkohësisht si arkiv tipologjik bazuar në Vendimin e Këshillit të Ministrave Nr. 888, datë 31.12.2019.
ASHSGJ nuk është një “arkiv qendror në veprim” i cili grumbullon dokumentacionin operativ tipologjik deri në përmbushjen e afatit për dorëzimin në arkivin e përhershëm [si për shembull, amzat, kartotekat e patentave, dokumentet e pronësisë, regjistrat e gjendjes civile etj.], por “ARKIV I PËRHERSHËM”, destinacion final i ruajtjes së trashëgimisë tipologjike gjyqësore dhe hetimore të rëndësisë së veçante, të krijuar prej institucioneve fondkrijuese të rrjetit arkivor të sistemit të drejtësisë në varësi të Këshillit të Lartë Gjyqësor, Këshillit të Lartë të Prokurorisë dhe Prokurorit të Përgjithshëm.
Sa i përket trashëgimisë historike, Arkivi Shtetëror i Sistemit Gjyqësor, nga 6 arkiva shtetërorë/ qendrorë sistemi dhe tipologjik që ushtrojnë veprimtarinë në Republikën e Shqipërisë: Arkivi i Ministrisë së Punëve të Brendshme; Arkivi i Ministrisë Për Evropën dhe Punët e Jashtme; Arkivi Qendror i Forcave të Armatosura (AQFA); Arkivi Shtetëror Qendror i Filmit (ASHQF), si dhe Arkivi Qendror Teknik i Ndërtimit (AQTN), për nga tipologjia krahasohet vetëm me ASHQF dhe AQTN, ndërsa për nga vëllimi që përpunon, ruan dhe administron krahasohet vetëm me AQFA.
Ndryshe nga Arkivat Shtetëror të Sistemit: Arkivi i Ministrisë së Brendshme, Arkivi i Ministrisë së Mbrojtjes dhe Arkivi i Ministrisë së Jashtme që administrojnë trashëgiminë administrative të institucioneve në varësi të ministrive nga varen, ASHSGJ, arkivon dokumentacionin arkivor tipologjik jo të institucioneve në varësi të Ministrisë së Drejtësisë por të institucioneve fondkrijuese të rrjetit arkivor kombëtar të sistemit të drejtësisë, gjykata dhe prokurori në veprim, në varësi administrative të tre institucioneve të pavarura kushtetuese, KLGJ, KLP dhe Prokurorit të Përgjithshëm me të cilët mban marrëdhënie të shumëfishta.
Arkivi Shtetëror i Sistemit Gjyqësor është para së gjithash një arkiv tipologjik pasi njësitë e ruajtjes që përbëjnë trashëgiminë kombëtare në ruajtje dhe administrim të përhershëm janë të tipologjisë së veçantë, gjyqësore ose hetimore. Gjykata dhe prokuroria, në rolin e fond-krijuesit, krijojnë njësi ruajtje të pandashme të proceseve gjyqësore ose hetimore, dokumentacioni i administruar në të cilat nuk është administrativ apo i prodhuar nga vetë fond krijuesi, por një tërësi elementësh të origjinave të ndryshme, administrativ ose teknik në letër, në figurë, në zë e në lëvizje që shërbejnë si prova në një hetim ose gjykim të caktuar mbi bazën e të cilave merret vendimi përkatës. Vetë dokumentacioni arkivor në figurë dhe në zë i seancave gjyqësore apo hetimore është pjesë e pandashme e vetë procesit dhe administrohet sipas ligjit në njësinë e ruajtjes gjyqësore apo hetimore dhe nuk mund të ndahet.
Arkivi Shtetëror i Sistemit Gjyqësor administron në vendruajtje me kushte speciale dhe kontroll periodik të kushteve teknologjike për ruajtjen afatgjatë të letrës në temperaturë 14-18°C +/- 2°C dhe lagështi 55-65% trashëgiminë tipologjike të 38 fondkrijuesve të sistemit të drejtësisë prej rreth 255,000 dosje, 9.8 milion fletë, ose 1,325 m/l, të përthithura dhe të përpunuara gjatë një periudhe 7 vjeçare: = me 75% të vëllimit të Arkivit të MEPJ, ose me të njëjtin vëllim të AQFA, ose dyfishin e vëllimit të Arkivit të MPB, të përpunuara gjatë rreth 60 viteve.
Struktura e miratuar e ASHSGJ-së, me urdhrin e Kryeministrit nr. 69, datë 18.04.2016, të ndryshuar me urdhrin nr. 91, datë 20.05.2022, aktualisht ka 12 punonjës në total; 9 pozicione pune me statusin e nëpunësit civil (1 Drejtor, 7 specialistë në sektorin e përpunimit, menaxhimit të arkivës dhe marrëdhënieve me publikun dhe 1 specialist finance) si dhe 3 punonjës të trajtuar me Kodin e Punës në strukturat mbështetëse. Që nga krijimi struktura ka ndryshuar vetëm 1 herë [në vitin 2022] duke shtuar pozicionin e specialistit të financës, njëkohësisht Nëpunës Zbatues në institucion. Gjatë vitit 2023 ASHSGJ ka kontraktuar edhe 6 punonjës me kontratë: 3 nga programi kombëtar i praktikave të punës dhe 3 punonjës 6-orësh.
Arkivi Shtetëror i Sistemit Gjyqësor ka numrin më të vogël të punonjësve krahasuar me çdo arkiv tjetër shtetëror/ qendror simotër në RSH që funksionon si institucion qendror varësie. AQSHF funksionon me 1 drejtor, 1 nëndrejtor, 4 përgjegjës sektori dhe 4 sektorë: a) kontrolli dhe restaurimi i filmit; b) Redaksia ku bëjnë pjese përpunimi shkencor, programimi, botimet, muzeu dhe biblioteka; c) Financa & d) Mirëmbajtja teknike.
AQTN funksionon me 1 drejtor, 2 përgjegjës sektori dhe 18 punonjës në 2 sektorë; AQFA funksionon me 1 drejtor, 4 përgjegjës sektori dhe 19 punonjës në 4 sektorë. Arkivat shtetërorë të MPB dhe MPJ funksionojnë si drejtori vetëm për ruajtjen e pasurisë dokumentare të sistemit respektiv me 1 drejtor dhe 4 punonjës arkivorë në 2 sektorë, duke përfituar cdo sherbim tjetër nga strukturat përkatëse të ministrisë së linjës.
Arkivi Shtetëror i Sistemit Gjyqësor ka mundësuar për shfrytëzim si dhe ka shërbyer besnikërisht me origjinalin, pa komente ose interpretime, dokumentacion tipologjik gjyqësor dhe hetimor në fondin e vet arkivor të trashëguar apo të krijuar gjatë veprimtarisë së institucioneve fondkrijuese të sistemit të drejtësisë për qindra kërkues: subjekte shtetërore dhe private, në zbatim të Nenit 58 të Ligjit “Për Arkivat”.
Arkivi Shtetëror i Sistemit Gjyqësor ka hartuar metodikën e unifikuar të shërbimit arkivor gjyqësor dhe hetimor dhe inspekton e verifikon ndjekjen e zbatimit saj në gjykatat dhe prokuroritë e shkallës së parë dhe të dytë të juridiksionit të përgjithshëm dhe atij të posaçëm, duke asistuar metodikisht specialistët që mbulojnë sektorin e sekretari-arkivit të institucioneve fondkrijuese të rrjetit arkivor kombëtar të sistemit të drejtësisë.
Drejtori planifikon, drejton, menaxhon dhe koordinon veprimtarinë e përditshme dhe politikat ekzistuese të Arkivit Shtetëror të Sistemit Gjyqësor në përputhje me programin e miratuar; identifikon nevojat e zhvillimit të institucionit dhe rekomandon komponentët e planifikimit strategjik të institucionit.
Në kushtet kur kërkesat për qarkullimin dhe përpunimin e informacionit janë mjaft të larta, dhe ofrimi i shërbimit në distancë nëpërmjet portalit e-albania ka rritur ndjeshëm numrin e kërkesave, trend që pritet të vijojë fuqishëm, institucioni ka hedhur hapa konkret drejt digjitalizimit me një produkt dokumentar arkivor digjital, që jo-vetëm lehtëson dhënien e informacionit dhe shërbimin e dokumentacionit por mundëson edhe ruajtjen me efikasitet të kësaj pasurie kombëtare. Numri i kërkesave të subjekteve jo-shtetërore të shërbyera rritet në masën +66% mesatarisht në nivel vjetor.
Trashëgimia tipologjike që aktualisht ka plotësuar afatin operativ të shfrytëzimit pranë fond-krijuesve të sistemit të drejtësisë dhe, në kundërshtim me legjislacionin në fuqi, nuk është transferuar ende për ruajtje në ASHSGJ, llogaritet rreth 128,000 dosje gjyqësore dhe 70,000 dosje hetimore, 900 ml ose 6,9 milion fletë: 4 gjykata dhe 11 prokurori kryesojnë me nga 42-56 vite dokumentacion arkivor gjyqësor apo hetimor të papërpunuar dhe të pa-transferuar. Zhvillimi i vendit shtron si detyrë konkrete administrimin e saktë dhe të shpejtë të dokumentacionit tipologjik gjyqësor ekzistues.
Qeveria Shqiptare, përmes zhvillimit të aftësive kibernetike të vendit dhe digjitalizimit të shërbimeve publike me vullnet dhe përkushtim të plotë, e ka kthyer qeverisjen digjitale në një histori suksesi në rajon me notë maksimale nga OKB-ja, DASH, ReSPA-ja (iniciativë e BE-se) dhe OECD/SIGMA. Në përputhje me VKM nr. 370, datë 01.06.2022, Për miratimin e strategjisë nder-sektoriale “Agjenda digjitale e Shqipërisë”, Arkivi Shtetëror i Sistemit Gjyqësor në zbatim të VKM nr. 252, date 29.04.2022, “Për procedurat e ofrimit te shërbimeve ONLINE institucionet shërbim-ofruese dhe metodologjinë e monitorimit e të kontrollit të veprimtarisë administrative të ofrimit të tyre” ka përmbushur plotësisht synimin nr. 1 “përmirësimin e cilësisë së shërbimeve publike online dhe rritjen e transparencës” duke i ofruar prej datës 29.09.2022 qytetarëve çdo dokument administrativ me nënshkrim elektronik në portalin e-albania.
Në kuadër të synimit nr. 4, transformimit në njësi “pa letra”, me qëllim rritjen e produktivitetit dhe efikasitetit ndër-institucional si dhe përmirësimin e proceseve të brendshme operacionale, është i domosdoshëm digjitalizimi i skedarëve e të dhënave me vlerë ligjore, inventarëve fizike, dhe dokumentacionit të fondit arkivor gjyqësor dhe hetimor si dhe ruajtja e tyre në një platformë të specifikuar dhe të qendërzuar me një sistem shërbimi elektronik të kërkueshëm, të lidhur me platformën qeveritare të ndërveprimit e-albania.
Përshpejtimi i procesit të digjitalizimit të Arkivit Shtetëror të Sistemit Gjyqësor në mënyrë sistematike e të qëndrueshme, nëpërmjet e-Government dhe identitetit digjital, do të transformojë organizimin e punës, modernizojë proceset institucionale dhe administrative, lehtësojë ndërveprimin dhe bashkëpunimin ndërinstitucional, thjeshtëzojë ofrimin e shërbimit online si dhe rrisë transparencën e veprimtarisë tonë si pjesë e Administratës Publike.
